Au 060320
Plats och tid Barn- och skolnämndens förvaltningskontor
Estunavägen 14, Norrtälje, kl 13.00-16.00

Beslutande Göran Pettersson
Patrik Dahl
Olle Jansson
Marita Jeansson
Margareta Säterli





Övriga deltagande Gösta Högberg, förvaltningschef
Anne Josefsson, sekreterare

Förvaltningens personal- och arbetsmiljökommitté (PAMK)
Väddörektorerna 




Utses att justera Olle Jansson

Justeringens Barn- och skolnämndens förvaltningskontor
plats och tid 2006-03-27


Underskrift Sekreterare ......................................................................... Paragrafer 24-28
Anne Josefsson

Ordförande ........................................................................
Göran Pettersson

Justerande ..................................................................................................................
Olle Jansson


ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Barn- och skolnämnden

Sammanträdesdatum 2006-03-20

Datum för 2006-03-28 Datum för 2006-04-18
anslags uppsättande anslags nedtagande 

Förvaringsplats Barn- och skolnämndens förvaltningskontor 
för protokollet Estunavägen 14, Norrtälje 


Underskrift .................................................................

Utdragsbestyrkande


INNEHÅLLSFÖRTECKNING

§ 24 Månatlig ekonomi- och verksamhetsrapport

§ 25 Tillämpningsanvisningar för barn- och skolnämndens reglemente för intern kontroll

§ 26 Lennart Bagger-Sjöbäcks musikstipendiefond, uttagning av stipendiater

§ 27 Godkännande av enskild bidragsfinansierad verksamhet i form av fritidshem i Skärsta skola, Fritids Sjöboden

§ 28 Övriga frågor
- Diskussion mellan arbetsutskottet och personal- och
arbetsmiljökommittén (PAMK)
- Väddörektorernas utvecklingsprojekt
- Övergången mellan grundskolan och gymnasiet
- Verksamhetsplan 2007, tillsättande av arbetsgrupp

__________ 
Bsau § 24 

Månatlig ekonomi- och verksamhetsrapport

Beslut

Arbetsutskottet beslutar

att tacka för rapporten.


Underlag för beslut

Månadsrapport per februari 2006 

Beslutande sammanträde 

Förvaltningens ekonomi- och verksamhetsuppföljning för februari må-nad 2006 föreligger. Uppföljningen redovisas per intäkts- och kostnads-slag och per verksamhet. Förklaringar och kommentarer till utfall ges efter respektive verksamhetsbeskrivning.

__________


Bsau § 25 Dnr BSN 06-114 600

Tillämpningsanvisningar för barn- och skolnämndens reglemente för intern kontroll

Beslut

Arbetsutskottet föreslår barn- och skolnämnden besluta 

att anta tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll av ekonomi och verksamhet inom barn- och skolnämndens verk-samhetsområde enligt bilaga (se nedan).


Underlag för beslut

Reglemente för internkontroll 
Tillämpningsanvisningar 2006-03-08
Förvaltningens skrivelse 2006-03-08

Bakgrund

Kommunstyrelsen har beslutat att samtliga nämnder i Norrtälje kom-mun fr.o.m. år 2003 skall upprätta en intern kontrollplan av ekonomi och verksamhet inom sitt ansvarsområde. Nämnden har antagit planen för 2006.

Enligt § 3 i reglementet för internkontrollen är det nämndens ansvar att utforma anvisningar för den interna kontrollen. Anvisningarna skall do-kumenteras och antas av nämnden. 

Tjänstemannaberedning

Förvaltningen har i skrivelse daterad den 8 mars 2006 tagit fram förslag till tillämpningsanvisningar till nämndens internkontrollreglemente.

Bilagans lydelse
TILLÄMPNINGSANVISNINGAR TILL ”REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL AV EKONOMI OCH VERKSAMHET” INOM BARN- OCH SKOLNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE

Bsau § 25 forts
1. INLEDNING
Nedanstående anvisningar är ett komplement till ”Reglemente för internkontroll av ekonomi och verksamhet” antaget av kommunfullmäktige 2001-02-19 § 52.
2. ORGANISATION
Förvaltningschef ansvarar för att en gång per år i samband med årsbokslut skriftligen rapportera till nämnden och ge en samlad bedömning av hur den interna kontrollen fungerar. Om brister av allvarlig art upptäcks i samband med den löpande kontrollen under året skall dock detta rapporteras till nämnden omedelbart.
Förvaltningschefen har också ansvar för att dessa anvisningar omarbetas vid behov och utser årligen ett internkontrollombud. Förvaltningsekonom och administrativ chef biträder förvaltningschef.
Resultatansvariga är skyldiga att arbeta i enlighet med reglementet för intern kontroll och verksamhet samt att följa dessa anvisningar. Dessa ansvarar också för att introdu-cera alla nyanställda om vad intern kontroll innebär, samt nedan angivna rapporte-ringsskyldighet.
Alla anställda är skyldiga att omedelbart rapportera fel och brister i det interna kon-trollsystemet till den närmast överordnade som i sin tur också är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen. I de fall det inte är lämpligt att rapportera till närmast överordnad ska rapportering ske till förvaltningens internkontrollombud.
3. TIDPLAN
Internkontrollplan avseende innevarande verksamhetsår ska antas senast vid nämnd-sammanträde i januari månad. I samband med detta ska också vid behov beslut om re-videring av dessa tillämpningsanvisningar fattas.
4. KONTROLLPLANENS OMFATTNING
Internkontrollplanen ska innehålla följande delar:
• Kontrollområde - rutin / system –d v s vilka rutiner/system som ska följas upp
• Kontrollmoment – vad aktiviteten syftar till
• Ansvarig tjänsteman – vem ansvarar för att rutin finns
• Kontrollansvarig – vem som ska utföra kontrollmomentet
• Kontrollmetod – hur kontrollen ska utföras
• Frekvens / färdigt när – hur ofta kontroll ska ske och när denna ska vara färdig
• Till vem rapportering sker
• Riskbedömning (Allvarlig / Måttlig / Liten)

Bsau § 25 forts
5. DOKUMENTATION
Genomförd uppföljning rapporteras till nämnden oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för att förbättra kontrollen.
Varje genomfört kontrollmoment vid den löpande uppföljningen ska dokumenteras på därtill särskilt avsett rapportdokument. Dessa lämnas till, och sparas under löpande verksamhetsår av förvaltningsekonom, som tillsammans med administrativ chef biträ-der förvaltningschefen vid den årliga rapporteringen till nämnden.
__________






Bsau § 26

Lennart Bagger-Sjöbäcks musikstipendiefond, uttagning av stipendiater

Beslut

Arbetsutskottet beslutar

att för år 2006 dela ut tre stipendier á 5.000 kronor, 

att till mottagare av årets stipendiater ur Lennart Bagger-Sjöbäcks musikstipendiefond utse:

Alexander Lewerentz, cello och kontrabas
Axel Hedberg, trombon
Hanna Cederwall, tvärflöjt

Alla tre stipendiaterna är avgående elever som i vår slutar gymnasiet.


Underlag för beslut

Stipendiejuryns protokoll 2006-03-10

Bakgrund 

Lennart Bagger-Sjöbäcks musikstipendiefond för den kommunala mu-sikskolan i Norrtälje bildades 1990. Donators syfte med stipendiefonden är att ge ett kontinuerligt bidrag till musikskolans, ur både kulturell och social synpunkt, värdefulla verksamhet.

Sedan 1991 har varje år stipendier delats ut till tre elever vid musiksko-lan, vilka visat en lovande musikalisk begåvning och utveckling med in-riktning på den seriösa konstmusiken, och som avser att gå vidare i sina musikstudier. Stipendium kan också tilldelas yngre elev som hjälp till förvärv av eget instrument.

Fonden förvaltas av barn- och skolnämndens arbetsutskott, som till-sammans med musikskolans rektor och en musiklärare i ledande befatt-ning utser stipendiaterna. Årets stipendiater utsågs vid musikskoleele-vernas uppspelning den 7 och 10 mars. 

Bsau § 26 forts

Tjänstemannaberedning

När anmälningstiden för sökande till stipendier ur musikstipendiefon-den gått ut hade sexton förslag till stipendiater inkommit från musik-skolans lärare. Protokoll från stipendiejuryns sammanträde föreligger.

Politikerberedning

Arbetsutskottet har beslutat att delegera till Marita Jeansson (s) att delta vid årets uttagning av stipendiater ur Lennart Bagger-Sjöbäcks musik-stipendiefond. 

Beslutande sammanträde 

Marita Jeansson (s) redogör från stipendieuttagningen. 

__________

Bsau § 27 Dnr BSN 04-108 603

Ansökan om godkännande av enskild bidragsfinansierad verksamhet i form av fritidshem i Skärsta skola, Fritids Sjöboden

Beslut

Arbetsutskottet beslutar 

att återremittera ärendet till extra arbetsutskott den 10 april 2006 i avvaktan på kommunstyrelsens ställningstagande när det gäller Skärsta skolas lokaler.


Underlag för beslut

Ansökan 2006-03-01 inkl bilagor
Förvaltningens yttrande 2006-03-02

Bakgrund

Skärsta friskola anhåller om tillstånd att få starta enskild fritidshems-verksamhet i de lokaler som friskolan kommer att använda som skol-lokaler fr.o.m. den 1 augusti 2006. Fritidshemmet kommer att bedrivas som ekonomisk förening och ämnar följa samma taxa som kommunen vad gäller fritidshemsavgifterna. 

Tjänstemannaberedning

Barntillsynsinspektören har besökt det befintliga fritidshemmet för genomgång av barnskyddsrond. Förvaltningen redogör detaljerat för ärendet i skrivelse daterad den 2 mars 2006 och föreslår att arbets-utskottet beviljar tillstånd och bidrag till drift av enskilt fritidshem. 

Beslutande sammanträde 

Efter diskussion beslutar arbetsutskottet att återremittera ärendet till ett extra arbetsutskott den 10 april 2006 i avvaktan på kommunstyrelsens ställningstagande när det gäller Skärsta skolas lokaler.

__________


Bsau § 28

Övriga frågor

Diskussion mellan arbetsutskottet och PAMK

Arbetsutskottet och förvaltningens personal- och arbetsmiljökommitté (PAMK) diskuterar aktuella frågor.

Väddörektorernas utvecklingsprojekt

Jaak Kriisa, Britt-Marie Friberg och Hans Forslin, samtliga rektorer i Väddöområdet, redogör för sitt utvecklingsprojekt med utökat samarbe-te mellan samtliga skolor på Väddö. 

Övergången mellan grundskolan och gymnasiet

Arbetsutskottet enas om att förvaltningen vid lämpligt tillfälle redovisar vad arbetsgruppen kommit fram till och att diskussion därefter tas i nämnden om t ex resursfördelning till tidigare- och senarestadier.

Verksamhetsplan 2007 

Inför arbetet med verksamhetsplanen för år 2007 vill arbetsutskottet till-sätta en arbetsgrupp bestående av ordinarie ledamöter i arbetsutskottet förstärkt med representanter från Kristdemokraterna och Vänsterpartiet. Ärendet tas upp vid nämndens sammanträde den 10 april 2006. 

__________