BSN au 02 06 03

Plats och tid Barn- och skolnämndens förvaltningskontor
Stockholmsvägen 18, Norrtälje, kl 09.00-12.00

Beslutande Britt Wennerfors
Olle Jansson
Patrik Dahl
Bertil Karlsson










Övriga deltagande Gösta Högberg, förvaltningschef
Britt-Marie Hedlund, administrativ chef
Hans Nordström, ekonomisekreterare
Anne Josefsson, sekreterare 




Utses att justera Olle Jansson

Justeringens Barn- och skolnämndens förvaltningskontor
plats och tid 2002-06-10


Underskrift Sekreterare ......................................................................... Paragrafer 42-55
Anne Josefsson

Ordförande ........................................................................
Britt Wennerfors

Justerande ..................................................................................................................
Olle Jansson


ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Barn- och skolnämnden

Sammanträdesdatum 2002-06-03

Datum för 2002-06-11 Datum för 2002-07-02
anslags uppsättande anslags nedtagande 

Förvaringsplats Barn- och skolnämndens förvaltningskontor Gustafslund
för protokollet Stockholmsvägen 18, Norrtälje 


Underskrift .................................................................

Utdragsbestyrkande


INNEHÅLLSFÖRTECKNING

§ 42 Månatlig budget- och verksamhetsrapport

§ 43 Tertialrapport 1 för barn- och skolnämnden

§ 44 Budgetramar 2003 för barn- och skolnämnden

§ 45 Diarie- och dossiéplan för Musikskolan

§ 46 IT-råd i Norrtälje kommun

§ 47 IT-supportorganisation i Norrtälje kommun

§ 48 Policy för användning av IT (Informationsteknologi) inom
Norrtälje kommuns skolväsende

§ 49 Sfinxen 2002 - verksamhetsuppföljning av år 2001 

§ 50 Offentliga nämndsammanträden

§ 51 Svanbergaenhetens upptagningsområde - elevunderlag

§ 52 Dokumenthanteringsplan för barn- och skolnämndens distriktskontor

§ 53 Statsbidrag till personalförstärkningar i skola och fritidshem

§ 54 Föreningen Rådmansöhallen - ansökan om kommunal borgen

§ 55 Ändring av ramschema vid Herrängsenheten

__________


Bsau § 42

Månatlig budget- och verksamhetsrapport

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar

att tacka för rapporten.


Underlag för beslut 

Förteckning 2002-03-06 

Beslutande sammanträde

Ekonomisekreteraren redogör för barn- och skolnämndens förbrukning t o m 2002-05-31 enligt förteckning 2002-06-03 som delades ut.

__________



Bsau § 43

Tertialuppföljning 1 för barn- och skolnämnden

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att med godkännande översända barn- och skolförvaltningens tertialupp-följning 1 för år 2002 till kommunstyrelsen.


Underlag för beslut 

Tertialuppföljning 1 år 2002 daterad 2002-05-23

Bakgrund

Enligt det av kommunstyrelsen antagna dokumentet Planering och uppföljning under 2002 och tidsplan från kommunens ledningskontor skall tertialuppföljning vara ledningskontoret tillhanda senast den 22 maj 2002. Kommunfullmäktige beslutar i ärendet den 26 augusti 2002.

Tjänstemannaberedning

Förvaltningen redogör i skrivelse 2002-05-23 för tertialuppföljning 2002, 
vilken visar på ett underskott på 3 061 tkr. Tertialuppföljningen omfattar även drift- och investeringsuppföljning för första tertialen 2002.

__________



Bsau § 44

Budgetramar 2003 för barn- och skolnämnden

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar

att ärendet behandlas direkt på nämndsammanträdet den 17 juni 2002 med anledning av att förvaltningen ej erhållit kommunfullmäktiges beslut om ramar för år 2003.


Underlag för beslut 

Förslag till budgetramar och inriktning 2003-2005

Bakgrund

I januari 2002 antog kommunstyrelsen planeringsdokumentet Planering och uppföljning under 2002. Förslag till ramar för respektive nämnd finns framtaget enligt skrivelse 2002-04-18. De förändringar som sker i förhållande till 2002 in-nebär främst att hänsyn tagits till volymförändringar.

Ramar och inriktning skall ligga till grund för förvaltningens och nämndens ar-bete med förslag till budget 2003-2005. I likhet med tidigare år kommer utöver fokus på den finansiella situationen också fokusering ske på andra perspektiv såsom verksamhet/processer, kunder/medborgare, personal och miljö.

Ledningskontorets förslag till ram för 2003 för barn- och skolnämnden är 
686 300 tkr med följande kommentarer:

- Lagen om allmän förskola för alla 4-5-åringar genomförs från 1 januari 2003. Statsbidraget för detta uppgår till 7,1 mkr, vilket fördelas som en ramhöjning till nämnden.

- Nämndens ram sänks med 7,7 mkr enligt resursfördelningsmodellen. Beräk-ningsmodellen innebär att ett á-pris per barn i kommunen räknas fram. Som grund för beräkningarna används befolkningsprognosen samt nämndens budget för år 2002. Hänsyn har tagits till att kostnaderna är olika per individ i ålders-grupperna 1-5 år, 6-9 år, 10-12 år och 13-15 år. Budgeten för särskolan berörs inte av modellen.
__________

Bsau § 45

Diarie- och dossiéplan för Musikskolan

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att godkänna upprättat förslag till diarie- och dossiéplan för Musikskolan gällande fr o m 2002-03-01.


Underlag för beslut 

Diarie- och dossiéplan fr o m 1996-07-01, reviderad 2002-03

Bakgrund

1996-07-01 antogs diarie- och dossiéplan för Musikskolan. Stadsarkivet har i samarbete med Musikskolan upprättat förslag till reviderad diarie- och dossié-plan, vilken anger vad som skall gallras och vad som skall bevaras för framti-den. Stadsarkivet föreslår i skrivelse 2002-04-02 att barn- och skolnämnden be-slutar att godkänna upprättat förslag.

__________


Bsau § 46

IT-råd i Norrtälje kommun

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att till kommunstyrelsen översända förvaltningens yttrande 2002-05-11 som sitt eget.


Underlag för beslut 

Ledningskontorets skrivelse 2002-03-26
Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott 2002-04-04
Barn- och skolförvaltningens yttrande 2002-05-11

Bakgrund

Kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för de kommunövergripande IT-systemen och kommunikationslösningarna. Kommundirektören svarar med hjälp av IT-strategen/IT-chefen för att kommunens IT-verksamhet samordnas, samt att erforderliga resurser avsätts för en effektiv och säker IT-verksamhet.

För att säkra samordning och förankring av IT-verksamhet och utveckling före-slås bildande av ett IT-råd. Där skall ingå en representant för varje förvaltning som skall vara bemyndigad att fullt ut representera och besluta för sin förvalt-ning i de frågor som behandlas av rådet.

Ledningskontoret föreslår i skrivelse 2002-03-26 kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att inrätta ett IT-råd i Norrtälje kommun enligt de-ras bilaga 1, att kommunstyrelsen är ansvarig för rådets verksamhet, samt att kommunstyrelsen äger anta tillämpningsföreskrifter för rådets verksamhet och/eller enskilda projekt.

Kommunstyrelsens arbetsutskott har 2002-04-04, § 88 beslutat att översända ärendet till samtliga nämnder för yttrande, vilket skall vara kommunstyrelsen tillhanda senast 2002-06-28.

Bsau § 46 forts

Tjänstemannaberedning

Barn- och skolförvaltningens IT-samordnare uttrycker i sitt yttrande att försla-get i sin helhet är helt tillfredsställande och överensstämmer med de resonemang som förts med IT-chefen i frågan.

__________


Bsau § 47

IT-Supportorganisation i Norrtälje kommun

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att till kommunstyrelsen översända förvaltningens yttrande 2002-05-11 som sitt eget.


Underlag för beslut 

Ledningskontorets skrivelse 2002-03-26
Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott 2002-04-04
Barn- och skolförvaltningens yttrande 2002-05-11

Bakgrund

Norrtälje kommun har under senare år satsat på att bygga en IT-infrastruktur för all kommunal verksamhet.

I slutet av 2002 kommer det att finnas mellan 3500 och 4000 PC-arbetsplatser och ca 500 kommunikationsutrustningar utplacerade i den kommunala verk-samheten. Det innebär att man kommer att ha behov av att hantera 1500 PC per år som skall konfigureras och installeras. Detta kräver lämpliga lokaler för att effektivt kunna hantera logistiken.

Ledningskontoret föreslår i skrivelse 2002-03-26 kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta förslag till central IT-supportorganisation enligt deras bilaga 1, att kommunstyrelsen är ansvarig för IT-Supportorgani-sationen, att kommunstyrelsen äger anta tillämpningsföreskrifter för IT-supportorganisationens verksamhet och/eller enskilda projekt.

Kommunstyrelsens arbetsutskott har 2002-04-04, § 89 beslutat att översända ärendet till samtliga nämnder för yttrande, vilket skall vara kommunstyrelsen tillhanda senast 2002-06-28.

Tjänstemannaberedning

Barn- och skolförvaltningens IT-samordnare uttrycker i sitt yttrande att försla-get i sin helhet är helt principiellt tillfredsställande och överensstämmer med de resonemang som förts med IT-chefen i frågan. 
Bsau § 47 forts

Dock innehåller bilagan om IT-verksamheten (bilaga 1) samma redigeringsmäs-siga begreppsförvirring som då samtal fördes med IT-chefen kring hans utkast i skrivningen kring IT-support. Förvaltningens IT-samordnare redogör detaljerat för sina synpunkter beträffande bilaga 1 i skrivelse 2002-05-11.

__________




Bsau § 48

Policy för användning av IT (Informationsteknologi) inom Norrtälje kommuns skolväsende

Beslut

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att för barn- och skolnämndens ansvarsområde anta Policy för användning av IT inom Norrtälje kommuns skolväsende.


Underlag för beslut 

Förslag till IT-policy 2002-04-17, reviderat 2002-05-27

Bakgrund

Barn- och skolförvaltningen har på uppdrag av nämndens arbetsutskott tagit fram förslag till policy för användning av IT (Informationsteknologi).

IT-verksamheten inom Norrtälje kommuns skolväsende har sin strukturella bas i ett fast bredbandsnät som förbinder i princip alla arbetsplatser inom barn- och skolförvaltningen och utbildningsförvaltningen med varandra. Nätet har 
ca 14 000 användare, varav ca 12 000 är studerande från förskola upp till hög-skola.

Syftet med IT-verksamheten inom skolområdet är
* att möjliggöra för elever och personal att effektivt använda IT för 
att på ett kvalitativt och kreativt sätt fullgöra arbete och studier
* att stödja den pedagogiska verksamheten i ett problembaserat, elev-
orienterat och ämnesövergripande arbetssätt
* att stödja utvecklandet av individualiserad undervisning
* att möjliggöra flexibelt lärande

Tjänstemannaberedning

Förvaltningen redogör i skrivelse 2002-04-17 detaljerat för de tjänster som till-handahålls, datalagring, programvaru- och fildistribution, kommunikation, an-vändningen av skoldatanätet, säkerheten, samt tekniskt skydd och användar-skydd.


Bsau § 48 forts

Politikerberedning

Au 4/3 Arbetsutskottet beslutade 2002-03-04, § 21 att sända förslaget till IT-policy på remiss till förvaltningens rektorer innan ärendet behandlas i arbetsutskott och nämnd. 

Au 18/4 Ärendet lyftes för diskussion den 18 april vid gemensamt sammanträde med utbildningsnämndens och barn- och skolnämndens arbetsutskott, vilka beslutade om återremiss för justeringar i policyn med hänsyn till erhållna remissvar och synpunkter som framkom vid mötet.

Beslutande sammanträde

Reviderat förslag till IT-policy föreligger i skrivelse 2002-05-27.

__________


Bsau § 49

Sfinxen 2002 - verksamhetsuppföljning av år 2001 

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar

att ärendet behandlas direkt på nämndsammanträdet den 17 juni 2002 då komplett beslutsunderlag presenteras.


Bakgrund

En målstyrd organisation kräver ett utvecklat system för uppföljning och utvär-dering. Utvärdering är det instrument som ger nämnden möjlighet att få vetskap om de uppsatta målen har nåtts. I barn- och skolnämndens uppföljnings- och utvärderingssystem ingår bland annat Sfinxen.

Sfinxen 2002 är en verksamhetsuppföljning av år 2001. I analysen framgår be-hov av förvaltningsövergripande och politiska beslut.

__________



Bsau § 50 Dnr BSN 02-071 006

Offentliga nämndsammanträden

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar, i enlighet med förvaltningens förslag, föreslå barn- och skolnämnden besluta

att en gång per termin ha offentligt nämndsammanträde,

att dessa förläggs i de olika distrikten med distriktscheferna som 
ansvariga för mötets innehåll och arrangemang,

att det offentliga nämndsammanträdet höstterminen 2002 förläggs 
i distrikt 1 Norrtälje..


Underlag för beslut 

Demokratiberedningens skrivelse 2002-02-20 
Ledningskontorets utvärdering 2002-02-20
Förvaltningens skrivelse 2002-05-16

Bakgrund

Kommunfullmäktige beslutade i januari 1997 att medge varje nämnd rätt att hålla offentliga nämndsammanträden. I april 2001 gjordes en uppföljning och utvärdering av beslutet. Resultatet har visat att medborgarnas intresse för de öppna sammanträdena varit litet. 

Demokratiberedningen efterlyser en utveckling och förbättring av formerna för de offentliga sammanträdena och ställer ett antal frågor som de önskar att nämnden yttrar sig över. 

Politikerberedning

Au 4/3 Arbetsutskottet beslutade 2002-03-04, § 22 att lyfta ärendet för diskussion vid nämndens sammanträde den 18 mars.

Bsau § 50 forts

BSN 18/3 Barn- och skolnämnden beslutade 2002-03-18, § 39 bland annat att tillsätta en arbetsgrupp bestående av Marita Jeansson (s), Ulrika Enlund (s), Hanna Stymne Bratt (s), Bengt Ording (m), Hans Andersson (fp) och Patrik Dahl (c). Gruppen fick i uppdrag att presentera förslag på former för offentliga sammanträden och ge eventuella synpunkter.

BSN 13/5 Hanna Stymne Bratt (s) redogjorde för arbetsgruppens förslag på former för 
offentliga sammanträden. Nämnden beslutade 2002-05-13, § 67 att överlämna arbetsgruppens förslag till förvaltningen för beredning. 

Beslutande sammanträde

Förvaltningens förslag till beslut föreligger i skrivelse 2002-05-16.

__________


Bsau § 51

Svanbergaenhetens upptagningsområde - elevunderlag

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att Svanbergaenhetens naturliga upptagningsområde gäller, samt

att därutöver antas enbart elever som av elevvårdsskäl behöver byta skola.


Underlag för beslut 

Förvaltningens skrivelse 2002-05-12

Bakgrund

Barn- och skolnämnden beslutade 1998-10-15 § 103 bland annat att Svanber-gaenheten skulle utökas till 0-9-skola med start höstterminen 1999, samt att Svanbergas temporära lokaltillskott skulle gälla för tiden 1999-2008. Detta be-slut grundades på den utredning som distrikt Norrtälje 1 lämnade 1998-05-06.

Tjänstemannaberedning

Förvaltningen redogör i skrivelse 2002-05-12 detaljerat för den rekrytering av elever som gjorts, då främst från den norra kommundelen och Drottningdal. Förutom rekryteringen har elevökningen genom inflyttning till området varit stor, vilket i slutänden medfört att de från början beräknade lokalerna blev för trånga och ytterligare paviljongsmoduler tillfördes. Av Svanbergaenhetens totalt 355 elever kommer 88 från andra upptagningsområden. Ett rimligt elevtal för enheten ligger på ca 320-330 elever. Denna nivå kommer att uppnås om tre-fyra år förutsatt att inga nya elever från andra upptagningsområden tas emot.

Ytterligare komplikationer är att kökets dimensionering är överskriden, perso-nalutrymmena knappa och tillgången på utrymmen för mindre grupper är be-gränsad. 

__________


Bsau § 52

Dokumenthanteringsplan för barn- och skolnämndens distriktskontor

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att godkänna upprättat förslag till dokumenthanteringsplan för barn- och skolnämndens distriktskontor gällande fr o m 2002-06-01.


Underlag för beslut 

Dokumenthanteringsplan fr o m 2002-06-01

Bakgrund

Stadsarkivet har i samarbete med personal på samtliga distriktskontor upprättat förslag till dokumenthanteringsplan, vilken anger vad som skall gallras och vad som skall bevaras för framtiden. Stadsarkivet föreslår i skrivelse 2002-05-22 att barn- och skolnämnden beslutar att godkänna upprättat förslag.

___________


Bsau § 53

Statsbidrag till personalförstärkningar i skola och fritidshem

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att ansökan/rekvisition av statsbidrag till personalförstärkningar i skola och fritidshem skall upprättas gemensamt med utbildningsnämnden,

att barn- och skolnämnden för läsåret 2002/2003 gör anspråk på resurser motsvarande tretton heltidstjänster och att resterande tre tjänster an-vänds till förstärkning inom utbildningsförvaltningen,

att de resurser som ställs till barn- och skolförvaltningens förfogande skall användas till personalförstärkningar på de enheter som distriktscheferna, i dialog med rektorerna, finner ha de största behoven,

att motsvarande en tjänst reserveras till personalförstärkningar på friskolor-na, efter ansökan,

att ordföranden i barn- och skolnämnden undertecknar den gemensamma 
ansökan/rekvisitionen 


Underlag för beslut 

Förvaltningens skrivelse 2002-05-15

Bakgrund

Riksdagen beslutade föregående år att införa ett särskilt statsbidrag för att öka personaltätheten i skolor och fritidshem. Bidraget är avsett att förbättra förut-sättningarna för att höja skolans resultat i förhållande till mål uttryckta i läro-planer och kursplaner genom att mer personal tillförs skolan och fritidshemmen. Det särskilda bidraget betalas ut fem år med början 2001. Efter fem år kommer statsbidraget infogas i det generella statsbidraget till kommunerna och blir då nivåhöjande.

För varje kommun fastställer Skolverket en bidragsram som beräknas utifrån antalet barn och ungdomar i åldern 6-18 år i kommunen kalenderåret för aktu-ellt bidragsår. För 2001/02 var bidragsbeloppet 6 302 tkr för 2002/03 är det 12 602 tkr och beräknas sedan öka med ca 6 300 tkr/år och vara ca 31 500 tkr 2005/06. 

Bsau § 53 forts

För läsåret 2001/2002 beslutade utbildningsnämnden att inte göra anspråk på statsbidraget för personalförstärkningar till förmån för barn- och skolnämnden. Nämndens beslut grundade sig på att det är i de lägre åldrarna grunden för lärande och utveckling läggs. 

Villkoret för att Norrtälje kommun skall tilldelas statsbidrag för bidragsåret 2002/2003 är att personaltätheten ökar i förhållande till läsåret 2000/2001. 
Fördelningen av statsbidraget mellan barn- och skolnämnden och utbildnings-nämnden har beretts vid ett för nämndernas respektive arbetsutskott gemensamt möte 2002-04-18.

Tjänstemannaberedning

Förvaltningen redogör i skrivelse 2002-05-15 för fördelningen inom barn- och skolförvaltningen och till friskolorna.

___________


Bsau § 54

Föreningen Rådmansöhallen - ansökan om kommunal borgen 
Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta föreslå
kommunstyrelsen besluta

att medge att kommunal borgen får tecknas till förmån för Föreningen Rådmansöhallen gällande ett lån för färdigställande av undervisningslo-kaler i Rådmansö sporthall.


Underlag för beslut 

Förvaltningens skrivelse 2002-05-28

Bakgrund

Läsåret 2001- 2002 startades en 7-9 del på Rådmansö skola. Utökningen av skolan skulle klaras med lokaler som förhyrdes av hallföreningen. Kommunen beviljade vid detta tillfälle borgen för att möjliggöra den nybyggnation som var nödvändig, och som uppfördes av Rådmansö hallförening. 7-9 delen skulle 
bedriva verksamhet i dessa nya lokaler, men också i de gamla skollokalerna.

Den förväntade minskningen av elever i de tidigare årskurserna har inte inträf-fat. Detta var en förutsättning för att 7-9 skulle kunna vara i dessa lokaler. För att lösa den uppkomna situationen vill förvaltningen nu förhyra ytterligare ca 100 kvm av hallföreningen.

Tjänstemannaberedning

Förvaltningen informerar i skrivelse 2002-05-28 att hallföreningen kan inreda ca 100 kvm i övervåningen av den nybyggda skoldelen. Detta under förutsättning att kommunen ställer borgen för de lån som föreningen måste ta för att klara av byggnationen. Den nya delen kommer att kunna hyras till samma låga pris som de tidigare undervisningslokalerna.

__________

Bsau § 55

Ändring av ramschema vid Herrängsenheten

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att från och med höstterminen 2002 bevilja Herrängsenheten att för 
6-åringarna utöka skoldagens längd med två timmar fram till 
kl 15.00 en dag i veckan.


Underlag för beslut 

Ansökan 2002-05-16 från enheten

Bakgrund

Herrängsenheten arbetar i två s k spår, vilket innebär att de har 6-åringar - år 3, samt år 4 - 6 i två integrerade avdelningar. Samverkan mellan 6-åringarna - år 6 i de båda spåren är mycket utvecklad. För att kunna genomföra planerade pe-dagogiska idéer med integrerad skol- och fritidsverksamhet är en utökning av skoldagen nödvändig. 

Tjänstemannaberedning

Herrängsenheten anhåller i skrivelse 2002-05-16 om att för 6-åringarna få utöka skoldagens längd med två timmar fram till kl 15.00 en dag i veckan. 

Både föräldrar och den lokala styrelsen ställer sig mycket positiv till förslaget. Skolskjutsen kan ändras utan problem.

__________



Plats och tid Barn- och skolnämndens förvaltningskontor
Stockholmsvägen 18, Norrtälje, kl 09.00-12.00

Beslutande Britt Wennerfors
Olle Jansson
Patrik Dahl
Bertil Karlsson










Övriga deltagande Gösta Högberg, förvaltningschef
Britt-Marie Hedlund, administrativ chef
Hans Nordström, ekonomisekreterare
Anne Josefsson, sekreterare 




Utses att justera Olle Jansson

Justeringens Barn- och skolnämndens förvaltningskontor
plats och tid 2002-06-10


Underskrift Sekreterare ......................................................................... Paragrafer 42-55
Anne Josefsson

Ordförande ........................................................................
Britt Wennerfors

Justerande ..................................................................................................................
Olle Jansson


ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Barn- och skolnämnden

Sammanträdesdatum 2002-06-03

Datum för 2002-06-11 Datum för 2002-07-02
anslags uppsättande anslags nedtagande 

Förvaringsplats Barn- och skolnämndens förvaltningskontor Gustafslund
för protokollet Stockholmsvägen 18, Norrtälje 


Underskrift .................................................................

Utdragsbestyrkande


INNEHÅLLSFÖRTECKNING

§ 42 Månatlig budget- och verksamhetsrapport

§ 43 Tertialrapport 1 för barn- och skolnämnden

§ 44 Budgetramar 2003 för barn- och skolnämnden

§ 45 Diarie- och dossiéplan för Musikskolan

§ 46 IT-råd i Norrtälje kommun

§ 47 IT-supportorganisation i Norrtälje kommun

§ 48 Policy för användning av IT (Informationsteknologi) inom
Norrtälje kommuns skolväsende

§ 49 Sfinxen 2002 - verksamhetsuppföljning av år 2001 

§ 50 Offentliga nämndsammanträden

§ 51 Svanbergaenhetens upptagningsområde - elevunderlag

§ 52 Dokumenthanteringsplan för barn- och skolnämndens distriktskontor

§ 53 Statsbidrag till personalförstärkningar i skola och fritidshem

§ 54 Föreningen Rådmansöhallen - ansökan om kommunal borgen

§ 55 Ändring av ramschema vid Herrängsenheten

__________


Bsau § 42

Månatlig budget- och verksamhetsrapport

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar

att tacka för rapporten.


Underlag för beslut 

Förteckning 2002-03-06 

Beslutande sammanträde

Ekonomisekreteraren redogör för barn- och skolnämndens förbrukning t o m 2002-05-31 enligt förteckning 2002-06-03 som delades ut.

__________



Bsau § 43

Tertialuppföljning 1 för barn- och skolnämnden

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att med godkännande översända barn- och skolförvaltningens tertialupp-följning 1 för år 2002 till kommunstyrelsen.


Underlag för beslut 

Tertialuppföljning 1 år 2002 daterad 2002-05-23

Bakgrund

Enligt det av kommunstyrelsen antagna dokumentet Planering och uppföljning under 2002 och tidsplan från kommunens ledningskontor skall tertialuppföljning vara ledningskontoret tillhanda senast den 22 maj 2002. Kommunfullmäktige beslutar i ärendet den 26 augusti 2002.

Tjänstemannaberedning

Förvaltningen redogör i skrivelse 2002-05-23 för tertialuppföljning 2002, 
vilken visar på ett underskott på 3 061 tkr. Tertialuppföljningen omfattar även drift- och investeringsuppföljning för första tertialen 2002.

__________



Bsau § 44

Budgetramar 2003 för barn- och skolnämnden

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar

att ärendet behandlas direkt på nämndsammanträdet den 17 juni 2002 med anledning av att förvaltningen ej erhållit kommunfullmäktiges beslut om ramar för år 2003.


Underlag för beslut 

Förslag till budgetramar och inriktning 2003-2005

Bakgrund

I januari 2002 antog kommunstyrelsen planeringsdokumentet Planering och uppföljning under 2002. Förslag till ramar för respektive nämnd finns framtaget enligt skrivelse 2002-04-18. De förändringar som sker i förhållande till 2002 in-nebär främst att hänsyn tagits till volymförändringar.

Ramar och inriktning skall ligga till grund för förvaltningens och nämndens ar-bete med förslag till budget 2003-2005. I likhet med tidigare år kommer utöver fokus på den finansiella situationen också fokusering ske på andra perspektiv såsom verksamhet/processer, kunder/medborgare, personal och miljö.

Ledningskontorets förslag till ram för 2003 för barn- och skolnämnden är 
686 300 tkr med följande kommentarer:

- Lagen om allmän förskola för alla 4-5-åringar genomförs från 1 januari 2003. Statsbidraget för detta uppgår till 7,1 mkr, vilket fördelas som en ramhöjning till nämnden.

- Nämndens ram sänks med 7,7 mkr enligt resursfördelningsmodellen. Beräk-ningsmodellen innebär att ett á-pris per barn i kommunen räknas fram. Som grund för beräkningarna används befolkningsprognosen samt nämndens budget för år 2002. Hänsyn har tagits till att kostnaderna är olika per individ i ålders-grupperna 1-5 år, 6-9 år, 10-12 år och 13-15 år. Budgeten för särskolan berörs inte av modellen.
__________

Bsau § 45

Diarie- och dossiéplan för Musikskolan

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att godkänna upprättat förslag till diarie- och dossiéplan för Musikskolan gällande fr o m 2002-03-01.


Underlag för beslut 

Diarie- och dossiéplan fr o m 1996-07-01, reviderad 2002-03

Bakgrund

1996-07-01 antogs diarie- och dossiéplan för Musikskolan. Stadsarkivet har i samarbete med Musikskolan upprättat förslag till reviderad diarie- och dossié-plan, vilken anger vad som skall gallras och vad som skall bevaras för framti-den. Stadsarkivet föreslår i skrivelse 2002-04-02 att barn- och skolnämnden be-slutar att godkänna upprättat förslag.

__________


Bsau § 46

IT-råd i Norrtälje kommun

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att till kommunstyrelsen översända förvaltningens yttrande 2002-05-11 som sitt eget.


Underlag för beslut 

Ledningskontorets skrivelse 2002-03-26
Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott 2002-04-04
Barn- och skolförvaltningens yttrande 2002-05-11

Bakgrund

Kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för de kommunövergripande IT-systemen och kommunikationslösningarna. Kommundirektören svarar med hjälp av IT-strategen/IT-chefen för att kommunens IT-verksamhet samordnas, samt att erforderliga resurser avsätts för en effektiv och säker IT-verksamhet.

För att säkra samordning och förankring av IT-verksamhet och utveckling före-slås bildande av ett IT-råd. Där skall ingå en representant för varje förvaltning som skall vara bemyndigad att fullt ut representera och besluta för sin förvalt-ning i de frågor som behandlas av rådet.

Ledningskontoret föreslår i skrivelse 2002-03-26 kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att inrätta ett IT-råd i Norrtälje kommun enligt de-ras bilaga 1, att kommunstyrelsen är ansvarig för rådets verksamhet, samt att kommunstyrelsen äger anta tillämpningsföreskrifter för rådets verksamhet och/eller enskilda projekt.

Kommunstyrelsens arbetsutskott har 2002-04-04, § 88 beslutat att översända ärendet till samtliga nämnder för yttrande, vilket skall vara kommunstyrelsen tillhanda senast 2002-06-28.

Bsau § 46 forts

Tjänstemannaberedning

Barn- och skolförvaltningens IT-samordnare uttrycker i sitt yttrande att försla-get i sin helhet är helt tillfredsställande och överensstämmer med de resonemang som förts med IT-chefen i frågan.

__________


Bsau § 47

IT-Supportorganisation i Norrtälje kommun

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att till kommunstyrelsen översända förvaltningens yttrande 2002-05-11 som sitt eget.


Underlag för beslut 

Ledningskontorets skrivelse 2002-03-26
Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott 2002-04-04
Barn- och skolförvaltningens yttrande 2002-05-11

Bakgrund

Norrtälje kommun har under senare år satsat på att bygga en IT-infrastruktur för all kommunal verksamhet.

I slutet av 2002 kommer det att finnas mellan 3500 och 4000 PC-arbetsplatser och ca 500 kommunikationsutrustningar utplacerade i den kommunala verk-samheten. Det innebär att man kommer att ha behov av att hantera 1500 PC per år som skall konfigureras och installeras. Detta kräver lämpliga lokaler för att effektivt kunna hantera logistiken.

Ledningskontoret föreslår i skrivelse 2002-03-26 kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta förslag till central IT-supportorganisation enligt deras bilaga 1, att kommunstyrelsen är ansvarig för IT-Supportorgani-sationen, att kommunstyrelsen äger anta tillämpningsföreskrifter för IT-supportorganisationens verksamhet och/eller enskilda projekt.

Kommunstyrelsens arbetsutskott har 2002-04-04, § 89 beslutat att översända ärendet till samtliga nämnder för yttrande, vilket skall vara kommunstyrelsen tillhanda senast 2002-06-28.

Tjänstemannaberedning

Barn- och skolförvaltningens IT-samordnare uttrycker i sitt yttrande att försla-get i sin helhet är helt principiellt tillfredsställande och överensstämmer med de resonemang som förts med IT-chefen i frågan. 
Bsau § 47 forts

Dock innehåller bilagan om IT-verksamheten (bilaga 1) samma redigeringsmäs-siga begreppsförvirring som då samtal fördes med IT-chefen kring hans utkast i skrivningen kring IT-support. Förvaltningens IT-samordnare redogör detaljerat för sina synpunkter beträffande bilaga 1 i skrivelse 2002-05-11.

__________




Bsau § 48

Policy för användning av IT (Informationsteknologi) inom Norrtälje kommuns skolväsende

Beslut

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att för barn- och skolnämndens ansvarsområde anta Policy för användning av IT inom Norrtälje kommuns skolväsende.


Underlag för beslut 

Förslag till IT-policy 2002-04-17, reviderat 2002-05-27

Bakgrund

Barn- och skolförvaltningen har på uppdrag av nämndens arbetsutskott tagit fram förslag till policy för användning av IT (Informationsteknologi).

IT-verksamheten inom Norrtälje kommuns skolväsende har sin strukturella bas i ett fast bredbandsnät som förbinder i princip alla arbetsplatser inom barn- och skolförvaltningen och utbildningsförvaltningen med varandra. Nätet har 
ca 14 000 användare, varav ca 12 000 är studerande från förskola upp till hög-skola.

Syftet med IT-verksamheten inom skolområdet är
* att möjliggöra för elever och personal att effektivt använda IT för 
att på ett kvalitativt och kreativt sätt fullgöra arbete och studier
* att stödja den pedagogiska verksamheten i ett problembaserat, elev-
orienterat och ämnesövergripande arbetssätt
* att stödja utvecklandet av individualiserad undervisning
* att möjliggöra flexibelt lärande

Tjänstemannaberedning

Förvaltningen redogör i skrivelse 2002-04-17 detaljerat för de tjänster som till-handahålls, datalagring, programvaru- och fildistribution, kommunikation, an-vändningen av skoldatanätet, säkerheten, samt tekniskt skydd och användar-skydd.


Bsau § 48 forts

Politikerberedning

Au 4/3 Arbetsutskottet beslutade 2002-03-04, § 21 att sända förslaget till IT-policy på remiss till förvaltningens rektorer innan ärendet behandlas i arbetsutskott och nämnd. 

Au 18/4 Ärendet lyftes för diskussion den 18 april vid gemensamt sammanträde med utbildningsnämndens och barn- och skolnämndens arbetsutskott, vilka beslutade om återremiss för justeringar i policyn med hänsyn till erhållna remissvar och synpunkter som framkom vid mötet.

Beslutande sammanträde

Reviderat förslag till IT-policy föreligger i skrivelse 2002-05-27.

__________


Bsau § 49

Sfinxen 2002 - verksamhetsuppföljning av år 2001 

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar

att ärendet behandlas direkt på nämndsammanträdet den 17 juni 2002 då komplett beslutsunderlag presenteras.


Bakgrund

En målstyrd organisation kräver ett utvecklat system för uppföljning och utvär-dering. Utvärdering är det instrument som ger nämnden möjlighet att få vetskap om de uppsatta målen har nåtts. I barn- och skolnämndens uppföljnings- och utvärderingssystem ingår bland annat Sfinxen.

Sfinxen 2002 är en verksamhetsuppföljning av år 2001. I analysen framgår be-hov av förvaltningsövergripande och politiska beslut.

__________



Bsau § 50 Dnr BSN 02-071 006

Offentliga nämndsammanträden

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar, i enlighet med förvaltningens förslag, föreslå barn- och skolnämnden besluta

att en gång per termin ha offentligt nämndsammanträde,

att dessa förläggs i de olika distrikten med distriktscheferna som 
ansvariga för mötets innehåll och arrangemang,

att det offentliga nämndsammanträdet höstterminen 2002 förläggs 
i distrikt 1 Norrtälje..


Underlag för beslut 

Demokratiberedningens skrivelse 2002-02-20 
Ledningskontorets utvärdering 2002-02-20
Förvaltningens skrivelse 2002-05-16

Bakgrund

Kommunfullmäktige beslutade i januari 1997 att medge varje nämnd rätt att hålla offentliga nämndsammanträden. I april 2001 gjordes en uppföljning och utvärdering av beslutet. Resultatet har visat att medborgarnas intresse för de öppna sammanträdena varit litet. 

Demokratiberedningen efterlyser en utveckling och förbättring av formerna för de offentliga sammanträdena och ställer ett antal frågor som de önskar att nämnden yttrar sig över. 

Politikerberedning

Au 4/3 Arbetsutskottet beslutade 2002-03-04, § 22 att lyfta ärendet för diskussion vid nämndens sammanträde den 18 mars.

Bsau § 50 forts

BSN 18/3 Barn- och skolnämnden beslutade 2002-03-18, § 39 bland annat att tillsätta en arbetsgrupp bestående av Marita Jeansson (s), Ulrika Enlund (s), Hanna Stymne Bratt (s), Bengt Ording (m), Hans Andersson (fp) och Patrik Dahl (c). Gruppen fick i uppdrag att presentera förslag på former för offentliga sammanträden och ge eventuella synpunkter.

BSN 13/5 Hanna Stymne Bratt (s) redogjorde för arbetsgruppens förslag på former för 
offentliga sammanträden. Nämnden beslutade 2002-05-13, § 67 att överlämna arbetsgruppens förslag till förvaltningen för beredning. 

Beslutande sammanträde

Förvaltningens förslag till beslut föreligger i skrivelse 2002-05-16.

__________


Bsau § 51

Svanbergaenhetens upptagningsområde - elevunderlag

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att Svanbergaenhetens naturliga upptagningsområde gäller, samt

att därutöver antas enbart elever som av elevvårdsskäl behöver byta skola.


Underlag för beslut 

Förvaltningens skrivelse 2002-05-12

Bakgrund

Barn- och skolnämnden beslutade 1998-10-15 § 103 bland annat att Svanber-gaenheten skulle utökas till 0-9-skola med start höstterminen 1999, samt att Svanbergas temporära lokaltillskott skulle gälla för tiden 1999-2008. Detta be-slut grundades på den utredning som distrikt Norrtälje 1 lämnade 1998-05-06.

Tjänstemannaberedning

Förvaltningen redogör i skrivelse 2002-05-12 detaljerat för den rekrytering av elever som gjorts, då främst från den norra kommundelen och Drottningdal. Förutom rekryteringen har elevökningen genom inflyttning till området varit stor, vilket i slutänden medfört att de från början beräknade lokalerna blev för trånga och ytterligare paviljongsmoduler tillfördes. Av Svanbergaenhetens totalt 355 elever kommer 88 från andra upptagningsområden. Ett rimligt elevtal för enheten ligger på ca 320-330 elever. Denna nivå kommer att uppnås om tre-fyra år förutsatt att inga nya elever från andra upptagningsområden tas emot.

Ytterligare komplikationer är att kökets dimensionering är överskriden, perso-nalutrymmena knappa och tillgången på utrymmen för mindre grupper är be-gränsad. 

__________


Bsau § 52

Dokumenthanteringsplan för barn- och skolnämndens distriktskontor

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att godkänna upprättat förslag till dokumenthanteringsplan för barn- och skolnämndens distriktskontor gällande fr o m 2002-06-01.


Underlag för beslut 

Dokumenthanteringsplan fr o m 2002-06-01

Bakgrund

Stadsarkivet har i samarbete med personal på samtliga distriktskontor upprättat förslag till dokumenthanteringsplan, vilken anger vad som skall gallras och vad som skall bevaras för framtiden. Stadsarkivet föreslår i skrivelse 2002-05-22 att barn- och skolnämnden beslutar att godkänna upprättat förslag.

___________


Bsau § 53

Statsbidrag till personalförstärkningar i skola och fritidshem

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att ansökan/rekvisition av statsbidrag till personalförstärkningar i skola och fritidshem skall upprättas gemensamt med utbildningsnämnden,

att barn- och skolnämnden för läsåret 2002/2003 gör anspråk på resurser motsvarande tretton heltidstjänster och att resterande tre tjänster an-vänds till förstärkning inom utbildningsförvaltningen,

att de resurser som ställs till barn- och skolförvaltningens förfogande skall användas till personalförstärkningar på de enheter som distriktscheferna, i dialog med rektorerna, finner ha de största behoven,

att motsvarande en tjänst reserveras till personalförstärkningar på friskolor-na, efter ansökan,

att ordföranden i barn- och skolnämnden undertecknar den gemensamma 
ansökan/rekvisitionen 


Underlag för beslut 

Förvaltningens skrivelse 2002-05-15

Bakgrund

Riksdagen beslutade föregående år att införa ett särskilt statsbidrag för att öka personaltätheten i skolor och fritidshem. Bidraget är avsett att förbättra förut-sättningarna för att höja skolans resultat i förhållande till mål uttryckta i läro-planer och kursplaner genom att mer personal tillförs skolan och fritidshemmen. Det särskilda bidraget betalas ut fem år med början 2001. Efter fem år kommer statsbidraget infogas i det generella statsbidraget till kommunerna och blir då nivåhöjande.

För varje kommun fastställer Skolverket en bidragsram som beräknas utifrån antalet barn och ungdomar i åldern 6-18 år i kommunen kalenderåret för aktu-ellt bidragsår. För 2001/02 var bidragsbeloppet 6 302 tkr för 2002/03 är det 12 602 tkr och beräknas sedan öka med ca 6 300 tkr/år och vara ca 31 500 tkr 2005/06. 

Bsau § 53 forts

För läsåret 2001/2002 beslutade utbildningsnämnden att inte göra anspråk på statsbidraget för personalförstärkningar till förmån för barn- och skolnämnden. Nämndens beslut grundade sig på att det är i de lägre åldrarna grunden för lärande och utveckling läggs. 

Villkoret för att Norrtälje kommun skall tilldelas statsbidrag för bidragsåret 2002/2003 är att personaltätheten ökar i förhållande till läsåret 2000/2001. 
Fördelningen av statsbidraget mellan barn- och skolnämnden och utbildnings-nämnden har beretts vid ett för nämndernas respektive arbetsutskott gemensamt möte 2002-04-18.

Tjänstemannaberedning

Förvaltningen redogör i skrivelse 2002-05-15 för fördelningen inom barn- och skolförvaltningen och till friskolorna.

___________


Bsau § 54

Föreningen Rådmansöhallen - ansökan om kommunal borgen 
Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta föreslå
kommunstyrelsen besluta

att medge att kommunal borgen får tecknas till förmån för Föreningen Rådmansöhallen gällande ett lån för färdigställande av undervisningslo-kaler i Rådmansö sporthall.


Underlag för beslut 

Förvaltningens skrivelse 2002-05-28

Bakgrund

Läsåret 2001- 2002 startades en 7-9 del på Rådmansö skola. Utökningen av skolan skulle klaras med lokaler som förhyrdes av hallföreningen. Kommunen beviljade vid detta tillfälle borgen för att möjliggöra den nybyggnation som var nödvändig, och som uppfördes av Rådmansö hallförening. 7-9 delen skulle 
bedriva verksamhet i dessa nya lokaler, men också i de gamla skollokalerna.

Den förväntade minskningen av elever i de tidigare årskurserna har inte inträf-fat. Detta var en förutsättning för att 7-9 skulle kunna vara i dessa lokaler. För att lösa den uppkomna situationen vill förvaltningen nu förhyra ytterligare ca 100 kvm av hallföreningen.

Tjänstemannaberedning

Förvaltningen informerar i skrivelse 2002-05-28 att hallföreningen kan inreda ca 100 kvm i övervåningen av den nybyggda skoldelen. Detta under förutsättning att kommunen ställer borgen för de lån som föreningen måste ta för att klara av byggnationen. Den nya delen kommer att kunna hyras till samma låga pris som de tidigare undervisningslokalerna.

__________

Bsau § 55

Ändring av ramschema vid Herrängsenheten

Beslut 

Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och skolnämnden besluta

att från och med höstterminen 2002 bevilja Herrängsenheten att för 
6-åringarna utöka skoldagens längd med två timmar fram till 
kl 15.00 en dag i veckan.


Underlag för beslut 

Ansökan 2002-05-16 från enheten

Bakgrund

Herrängsenheten arbetar i två s k spår, vilket innebär att de har 6-åringar - år 3, samt år 4 - 6 i två integrerade avdelningar. Samverkan mellan 6-åringarna - år 6 i de båda spåren är mycket utvecklad. För att kunna genomföra planerade pe-dagogiska idéer med integrerad skol- och fritidsverksamhet är en utökning av skoldagen nödvändig. 

Tjänstemannaberedning

Herrängsenheten anhåller i skrivelse 2002-05-16 om att för 6-åringarna få utöka skoldagens längd med två timmar fram till kl 15.00 en dag i veckan. 

Både föräldrar och den lokala styrelsen ställer sig mycket positiv till förslaget. Skolskjutsen kan ändras utan problem.

__________